Tipps für Vermieter: beim Thema Heizkostenabrechnung immer up to date

Themenübersicht:

Die Heizkostenverordnung und wichtige Änderungen im Überblick

So unterscheiden sich Betriebs- und Heizkostenabrechnung

Wie müssen Heizkosten abgerechnet werden?

Tipps zum Verteilerschlüssel

Frist für die Heizkostenabrechnung

Gesetz zur Aufteilung der Kohlendioxidkosten

Bequemer Abrechnungsservice

Die Heizkostenabrechnung ist ein zentraler Bestandteil der jährlichen Betriebskostenabrechnung. Sie muss detailliert Auskunft darüber geben, wie sich die Heizungs- und Warmwasserkosten in einem Mehrfamilienhaus zusammensetzen und auf die Nutzeinheiten verteilen. Gesetzliche Grundlage ist die Heizkostenverordnung (kurz: HeizkostenV). Seit ihrer Erstfassung hat sie eine Reihe von Novellierungen erlebt. Auf was müssen Vermieterinnen und Vermieter derzeit achten, um formal korrekt abzurechnen? Was waren die wichtigsten Punkte der jüngsten Reformen und wo tickt jetzt die Uhr? Wir führen Sie durch den Dschungel der Heizkostenabrechnung!

Die Heizkostenverordnung kompakt erklärt

Die Heizkostenverordnung (kurz: HeizkostenV) regelt die Heizkostenverteilung gemeinschaftlich genutzter Heizanlagen auf die einzelnen Mieterinnen und Mieter beziehungsweise auf die Miteigentümer. Außerdem definiert sie die Pflicht zur Verbrauchserfassung sowie die Ausstattung mit entsprechender Messtechnik. Es ist festgelegt, dass 50 bis 70 % der jährlichen Heizkosten verbrauchsabhängig zu berechnen sind. Dazu ist die Ausstattung sämtlicher Heizkörper in vermieteten Räumen mit Wärmemessgeräten erforderlich – einheitlich für alle Wohnungen. Die verbleibenden 30 bis 50 % werden mithilfe eines Verteilerschlüssels nach Wohnungsgröße oder Kubikmeter Raumluft erfasst. Eine Ablehnung dieser Form der Heizkostenabrechnung durch die Mieterin oder den Mieter ist nicht möglich.

Gesetze im Internet: Verordnung über Heizkostenabrechnung

Die Heizkostenverordnung im Wandel

Mehr Transparenz, mehr Effizienz! Vor 4 Jahren wurde die Heizkostenverordnung grundlegend novelliert. Im Fokus der Reform standen die Fernablesbarkeit der Messgeräte sowie mehr Informationstransparenz für Verbraucherinnen und Verbraucher zur Förderung eines energieeffizienten Verhaltens. Die Umsetzung erfolgt schrittweise. Im Blick behalten sollte man den 31. Dezember 2026 – den nächsten Stichtag für Vorgaben zur Messtechnik.

Im Herbst 2024 traten weitere Änderungen der Heizkostenverordnung in Kraft, diese bezogen sich auf Wärmepumpen. Die darin enthaltene Übergangsregelung ist nun beendet.

Die Neuregelung 2021 Schritt für Schritt

• Seit 1. Dezember 2021 muss neu eingebaute Messtechnik fernauslesbar sein.
• Seit 1. Januar 2022 müssen Mieterinnen und Mieter mit fernauslesbarer Messtechnik monatlich über ihren Verbrauch informiert werden. Die Verbrauchsdaten werden übersichtlich dargestellt, inklusive Vergleich zu Durchschnittswerten und Vormonaten sowie weiterer Angaben etwa zum Energie-/Brennstoffmix.
• Seit 1. Dezember 2022 muss eingebaute Messtechnik interoperabel und sicher an ein Smart Meter Gateway anbindbar sein.
• Bis 31. Dezember 2026 muss bereits verbaute Messtechnik mit Fernablesung nachgerüstet oder ersetzt werden.
• Bis 31. Dezember 2031 muss bereits installierte Messtechnik sicher an ein Smart Meter Gateway anbindbar sein.

Wichtig zu wissen: Die Heizkostenverordnung gilt ausschließlich für Gebäude mit mindestens zwei Nutzern einer gemeinschaftlichen Heiz- und Warmwasseranlage beziehungsweise für Mieterinnen und Mieter, die bereits über fernablesbare Messgeräte verfügen. Verbaute Messtechnik muss jedoch bis Ende 2026 nachgerüstet oder ersetzt werden. Einfamilienhäuser und Wohnungen mit eigenem Heizungssystem wie Gasetagenheizung sind von dem Gesetz nicht betroffen.

Seit Oktober 2024: verbrauchsabhängige Abrechnung auch für Wärmepumpen – einjährige Übergangsfrist beendet

Seit dem 1. Oktober 2024 greifen neue Vorgaben für die Heizkostenabrechnung in Mehrfamilienhäusern, die hauptsächlich mit einer Wärmepumpe versorgt werden. Wärme und Warmwasser müssen auch für diese Gebäude und Wohneinheiten verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Damit ist die bisherige Ausnahmeregelung für Wärmepumpen in der HeizkostenV entfallen. Eine Übergangsfrist für die Ausstattung bestimmter Bestandsanlagen mit Technik zur Verbrauchserfassung ist Ende September 2025 abgelaufen, sodass die entsprechenden Vorschriften für Eigentümer sowie Kürzungsrechte für Mieter zur Anwendung kommen.

Betriebs- oder Heizkostenabrechnung? Den Unterschied verstehen

Damit bei den Begrifflichkeiten keine Verwirrung aufkommt: Beide Abrechnungen gehören zur Nebenkostenabrechnung eines Gebäudes. Sie unterliegen allerdings unterschiedlichen rechtlichen Grundlagen und Berechnungen.

Die Betriebskostenabrechnung basiert auf der Betriebskostenverordnung und enthält alle laufenden Kosten eines Gebäudes, die durch den Betrieb entstehen und auf die Mietparteien umgelegt werden dürfen (zum Beispiel auch Grundsteuer, Kosten für Wasserversorgung und Abwasserentsorgung, Müllabfuhr und mehr). Berechnungsgrundlage ist meist die Wohnfläche oder die Anzahl an Wohnungen beziehungsweise Bewohnerinnen und Bewohnern.

Die Heizkostenabrechnung ist Teil der Betriebskostenabrechnung und bezieht ausschließlich die Kosten für die Heizung und Warmwasserbereitung ein. Sie beruht auf der Heizkostenverordnung. Berechnet wird die verbrauchte Energiemenge, um diese auf Basis des gemessenen Verbrauchs und anteiliger Wohnfläche auf die einzelnen Wohnungen zu verteilen.

Wie müssen Heizkosten abgerechnet werden?

In Mietwohnungen werden die Heizkosten in der Regel verbrauchsabhängig abgerechnet. Laut Heizkostenverordnung müssen dabei mindestens 50 % und höchstens 70 % der Gesamtkosten auf Basis des individuellen Verbrauchs berechnet werden. Die verbleibenden 30 bis 50 % werden anteilig nach Wohnfläche verteilt; die Gesamtkosten mithilfe eines Abrechnungsschlüssels auf die Mieterinnen und Mieter umgelegt. Dieser Verteilerschlüssel muss in der Heizkostenabrechnung eindeutig angegeben werden. Der individuelle Verbrauch wird durch die Messgeräte an den Heizkörpern erfasst.

Für eine korrekte Heizkostenabrechnung ist es zudem wichtig, zwischen umlagefähigen Heizkosten (Brennstoffe, Miete, Wartung, Zählerablesung, Anlagenwartung, Betriebsbereitschaftsprüfung, Anlagen- und Betriebsraumreinigung, Abgasmessung) und nicht umlagefähigen Kosten (zum Beispiel Verwaltungs- und Reparaturkosten) zu unterscheiden.

Das beinhaltet die Heizkostenabrechnung

Eine vollständige Heizkostenabrechnung enthält alle relevanten Heiz- und Nebenkosten des gesamten Gebäudes. Sämtliche Positionen sind transparent nach Menge, Preis und Datum aufzuschlüsseln:

• Name des Erstellers beziehungsweise der Erstellerin der Abrechnung
• Zeitraum, für den abgerechnet wird
• Energiekosten (zum Beispiel für Strom, Gas, Öl oder Fernwärme)
• Betriebskosten für Reinigung, Wartung und Steuerung der Heizungsanlage
• Kosten für den Schornsteinfeger sowie für Betriebsstrom
• Warmwasserkosten
• Gegebenenfalls Mietkosten für Messgeräte wie Heizkostenverteiler oder Warmwasserzähler
• Verwendeter Verteilerschlüssel
• Tatsächlicher Verbrauch der einzelnen Parteien
• Bereits geleistete Vorauszahlungen
• Endbetrag: Nachzahlung oder Erstattung
• Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung

Stichwort: Verteilerschlüssel. 30:70 oder 50:50 – was ist für die Heizkostenabrechnung besser?

Der verbrauchsabhängige Anteil der Heizkostenberechnung liegt zwischen 50 und 70 %. Den Verteilerschlüssel definieren Vermieterinnen und Vermieter in der Regel individuell. Die am häufigsten gewählte Aufteilung liegt bei 50:50 und ist für Gebäude älter als 1980 empfehlenswert: So vermeidet man Benachteiligungen durch Wohnanlagen und kalte Nachbarwohnungen.

Für modernisierte Altbauten und Heizanlagen nach dem aktuellen Stand der Technik ist 40:60 oft sinnvoll, bei modernen Gebäuden mit optimal geregelten Heizanlagen und gleichmäßiger Wohnungsnutzung 30:70.

Formel zur Berechnung der Heizkosten pro Quadratmeter

Für die Berechnung gibt es eine einfache Formel: Multiplizieren Sie den Endenergieverbrauch [kWh/m2/Jahr] mit dem Rohstoffpreis [ct/kWh], um die Heizkosten [ct/m2/Jahr] zu erhalten.

Wer eine Prognose für sein komplettes Haus treffen möchte nimmt als weiteren Faktor die Quadratmeterzahl hinzu: Endenergieverbrauch [kWh/m2/Jahr] x Wohnfläche [in m2] x Rohstoffpreis [ct/kWh] = Heizkosten pro Jahr [in €].
Eine Ungenauigkeit enthält die Formel allerdings: Sie rechnet die Außentemperatur nicht mit ein.

Frist für die Heizkostenabrechnung

Die Heizkostenabrechnung ist spätestens bis zu 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zu erstellen, sonst erlischt der Anspruch auf eine mögliche Nachzahlung. Der Abrechnungszeitraum ist demnach nicht zwangsläufig identisch mit dem Kalenderjahr, sondern muss im Mietvertrag festgehalten werden.

Gesetz zur Aufteilung der Kohlendioxidkosten

Last, but not least noch eine schnelle Antwort auf die Frage: Und was hat das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (kurz: CO₂KostAufG)  mit der Abrechnung zu tun? Vor Inkrafttreten des Gesetzes konnte die CO₂-Abgabe auf Mieterinnen und Mieter umgelegt werden. Zum 1. Juni 2023 wurde dieses Prinzip der Kostenaufteilung geändert: Ein Teil der CO₂-Abgabe bleibt jetzt bei den Eigentümern. Auch das ist in der Heizkostenabrechnung transparent zu dokumentieren.

Kompetenz in allen Abrechnungsfragen

Das Thema Heizkostenabrechnung ist komplex und zeitintensiv. Wer rechtskonforme Abrechnungen zur Verfügung stellen möchte lagert die Erstellung am besten an kompetente Experten aus. Machen Sie es sich leicht und nutzen Sie im Rhein-Main-Gebiet die maßgeschneiderte Lösung unseres erfahrenen Fachpartners für Ihre Betriebs- und Heizkostenabrechnung und bei Bedarf auch für Rauchwarnmelder.
Unser Tipp: Wenn Ihre Liegenschaft (Wohngebäude ab 2 Wohneinheiten) mit Fernwärme von Mainova versorgt wird, können Sie von der Mieterdirektabrechnung profitieren. Damit sinkt der Mehraufwand für gewerbliche Vermieter und Verwalter enorm. Denn im Rahmen der Fernwärmeversorgung übernimmt Mainova Gerätemanagement, Abrechnung und Forderungsmanagement direkt mit den privaten Mietern. Gerne beraten wir Sie individuell rund um unsere maßgeschneiderten Angebote für die Immobilienwirtschaft.