Tipps für Vermieter: Das ändert sich bei den Heizkostenabrechnungen in 2023

Vermietungen und Hausverwaltungen haben derzeit ordentlich viel um die Ohren: Stichwort Heizkostenverordnung (HKVO). Mit der Novelle der HKVO sollen zukünftig mehr Transparenz über den Energieverbrauch einziehen und die Energiewende im Gebäudebereich vorangetrieben werden. Doch noch immer herrscht Unsicherheit über Heizkostenabrechnungen und Energiepreisbremsen. Was hat sich geändert, wie ist der aktuelle Stand der Heizkostenverordnung und was müssen Vermietung und Hausverwaltungen jetzt tun, um korrekte Heizkostenabrechnungen auf den Tisch zu bringen? Unsere Expertin Frau Meixner, Produktmanagerin für Mieterdirektabrechnung, beantwortet die wichtigsten Fragen.

Redaktion: Frau Meixner, seit ihrer Erstfassung im Jahr 1981 hat die Heizkostenverordnung eine Reihe von Novellierungen erlebt. Im Fokus der Neuregelung von 2021 stehen die Fernablesbarkeit der Messgeräte sowie mehr Informationstransparenz für Verbraucher, in den Jahren 2022 und 2023 wurden zudem Energiepreis-Entlastungspakete auf den Weg gebracht, wie das Erdgas-Wärme-Soforthilfegesetz (EWSG) inkl. Dezember-Soforthilfe, das Erdgas-Wärme-Preisbremsengesetz (EWPBG) und das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO₂KostAufG). Auf was müssen Vermietende jetzt achten und was sind die wichtigsten Punkte aus der HKVO-Novelle? Bitte führen Sie uns und unsere Leserschaft einmal durch den HKVO-Dschungel.

Nicolette Meixner: Sowohl die jüngste Novelle der Heizkostenverordnung als auch das Energie-Entlastungspaket der Bundesregierung stellen die Vermietungen und Hausverwaltungen vor große Herausforderungen. Was genau fordert die HKVO und was ist ihre Aufgabe? Einfach ausgedrückt: Sie regelt die Heizkostenverteilung gemeinschaftlich genutzter Heizanlagen auf die einzelnen Mieter bzw. Miteigentümer. Um vor diesem Hintergrund die Berechnung von Heizkosten für Mietwohnungen zu erstellen, sind neben neuer Messtechnik auch die Fernablesung der Messdaten, statt Vor-Ort-Termine, erforderlich. Die konventionelle Messtechnik ist hierfür nicht geeignet. Was bereits umgesetzt wird: die monatlichen Verbrauchsinformationen für Mieter auf Basis fernablesbarer Messgeräte. Sie sind seit Januar 2022 Pflicht. Nächster Schritt ist die fernablesbare Ausstattung aller Messgeräte bis Ende 2026.

Die HKVO-Novelle 2021 auf einen Blick

Wichtig zu wissen ist: Die neue Heizkostenverordnung gilt ausschließlich für Gebäude mit mindestens zwei Nutzern einer gemeinschaftlich genutzten Heiz- und Warmwasseranlage bzw. für Mieter, die bereits über fernablesbare Messgeräte verfügen. Einfamilienhäuser und Wohnungen mit eigenem Heizungssystem wie Gasetagenheizung sind von diesem Gesetz nicht betroffen.

Redaktion: Wie funktioniert die Heizkostenabrechnung nun genau, worauf müssen Vermietungen achten?

Nicolette Meixner: Die Heizkostenverordnung legt fest, dass 50 bis 70 % der jährlichen Heizkosten verbrauchsabhängig zu berechnen sind. Dazu ist die Ausstattung sämtlicher Heizkörper in vermieteten Räumlichkeiten mit Wärmemessgeräten erforderlich, einheitlich für alle Wohnungen. Die verbleibenden 30 bis 50 % werden mithilfe eines Verteilerschlüssels nach Wohnungsgröße oder Kubikmeter Raumluft erfasst. Eine Ablehnung dieser Form der Heizkostenabrechnung durch den Mieter ist nicht möglich. Für eine korrekte Heizkostenabrechnung ist es zudem wichtig, zwischen umlagefähigen Heizkosten (Brennstoffe, Miete, Wartung, Zählerablesung, Anlagenwartung, Betriebsbereitschaftsprüfung, Anlagen- und Betriebsraumreinigung, Abgasmessung) und nicht umlagefähigen (z. B. Verwaltungs- und Reparaturkosten) zu unterscheiden.

Heizkostenabrechnung vereinfachen: So geht's

Redaktion: Sie erwähnten eben einen Verteilerschlüssel – gibt es da eine Heizkostenabrechnungs-Formel?

Nicolette Meixner: Der verbrauchsabhängige Anteil der Heizkostenberechnung liegt zwischen 50 und 70 %. Das definiert in der Regel der Vermietende individuell. Die am häufigsten gewählte Aufteilung liegt bei 50:50 und ist für Gebäude älter als 1980 empfehlenswert: So vermeidet man Benachteiligungen durch Wohnanlagen und kalte Nachbarwohnungen. Für modernisierte Altbauten und Heizanlagen nach dem aktuellen Stand der Technik macht 40:60 Sinn, bei modernen Gebäuden mit optimal geregelten Heizanlagen und gleichmäßiger Wohnungsnutzung 30:70. Unter 30 % Grundkosten sind nicht zu empfehlen.

Redaktion: Und wie berechnet man die Heizkosten pro qm?

Nicolette Meixner: Für die Berechnung gibt es eine einfache Formel: Multiplizieren Sie den Endenergieverbrauch [kWh/qm/Jahr] mit dem Rohstoffpreis [ct/kWh] und Sie erhalten die Heizkosten [ct/qm/Jahr]. Wer eine Prognose für sein komplettes Haus treffen möchte, nimmt als weiteren Faktor die Quadratmeterzahl hinzu: Endenergieverbrauch [kWh/qm/Jahr] x Wohnfläche [in qm] x Rohstoffpreis [ct/kWh] = Heizkosten pro Jahr [in €]. Eine Ungenauigkeit enthält die Formel: Sie rechnet die Außentemperatur nicht mit ein.

Redaktion: Was muss man bei der Heizkostenabrechnung für Mieter beachten?

Nicolette Meixner: Die Heizkostenabrechnung ist bis zu 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zu erstellen, sonst erlischt der Anspruch der Vermietung auf Nachzahlung. Der Beginn des Abrechnungszeitraums ist zuvor im Mietvertrag zu definieren.

Redaktion: Was genau verändert sich hier durch die Novelle der Heizkostenverordnung?

Nicolette Meixner: Neben der Umrüstung auf fernablesbare Zähler ist auch die monatliche Verbrauchsinformation für Mieter Bestandteil der neuen HKVO. Diese Information hat unter anderem noch diese Daten zu enthalten: Gesamtenergiekosten, CO₂-Emissionen, Darstellung des Energie-/Brennstoffmix, tatsächlicher Energiepreis, Durchschnittswertevergleich, Vorjahresvergleich und Anteil der eingesetzten Energieträger. Auch Steuern, Abgaben, Zölle, weitere Entgelte sowie Kontaktinformationen, ggf. im Hinblick auf Streitbeilegungsverfahren, gehören zum Informationsumfang.

Redaktion: Stichwort Erdgas-Wärme-Soforthilfegesetz (EWSG), auch Dezember-Soforthilfe genannt – was bedeutet das für die Abrechnung?

Nicolette Meixner: Eine spürbare Entlastung für die Verbrauchenden dank der vollumfänglichen Übernahme des Dezember-Abschlags für Gas und Wärme durch den Bund. Mit dieser sogenannten Dezember-Soforthilfe überbrückt die Regierung den Zeitraum bis zur Gaspreisbremse:

Quelle: Newsletter: Bundesregierung aktuell | 18. November 2022

Für Vermietung, Gebäudeeigentümer, WEG und Energieversorgungen gilt: Der Erstattungsbetrag der Dezember-Soforthilfe ist im Rahmen der Heizkostenabrechnungen bzw. Energierechnungen separat auszuweisen. Die Entlastungen gelten ab März 2023 rückwirkend für die Monate Januar und Februar 2023 und wirken für das gesamte Jahr 2023. Im Gegensatz zum Erdgas-Wärme-Preisbremsengesetz (EWPBG) und Strompreisbremsegesetz (StromPBG) fordert das EWSG keine Ermittlung der Mieter- bzw. WEG-Anteile. Für einkommensstarke Mieter und Wohnungseigentümer ist die Dezember-Soforthilfe steuerpflichtig.

Die BMWK-FAQ zur Dezember-Soforthilfe

Redaktion: Apropos Erdgas-Wärme-Preisbremsen-Gesetz (EWPBG) – wo hilft das?

Nicolette Meixner: Das richtet sich an Privathaushalte und KMU, die ganz besonders vor starken Preisanstiegen geschützt werden müssen. Mehr zum Thema Energiepreisbremsen finden Sie auch hier. Jede Vermietung muss den Erstattungsbetrag gesondert ausweisen, Mietende haben ihn als geldwerten Vorteil in der Steuererklärung anzugeben.

Redaktion: Und last not least – was macht das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO₂KostAufG) mit der Abrechnung?

Nicolette Meixner: Bisher konnte die CO₂-Abgabe auf die Mietenden umlegt werden. Das CO₂KostAufG ändert zum 1. Juni 2023 diese Kostenaufteilung: Ein Teil davon bleibt bei den Eigentümern. Auch das ist in der Heizkostenabrechnung transparent zu dokumentieren.

Redaktion: Novelle und Entlastungspakete machen es Vermietungen und Hausverwaltungen schwer, alle geforderten Kriterien zu erfüllen. Haben Sie abschließend noch einen guten Rat für unsere Leserschaft?

Nicolette Meixner: Wer rechtskonforme und korrekte Heizkostenabrechnungen abliefern möchte, lagert dies an einen Experten aus. Es gibt aktuell zahlreiche Unternehmen, die diese Dienstleistung anbieten. Darüber hinaus hat sich Mainova darauf spezialisiert, die komplette Strecke von Installation der Messgeräte über direkte Abrechnung mit dem Mieter bis hin zum Forderungsmanagement zu übernehmen. Die Mainova Mieterdirektabrechnung spart Verwaltungen und Vermietungen viel Zeit und Aufwand und entbindet sie von Vorleistungen für die Mieterheizkosten.

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